Proposta Comercial · Polistamp

O Cenário Atual

As empresas atingem seus objetivos com método, pessoas e tecnologia.

A Polistamp já tem as pessoas certas e o mercado construído, frigoríficos, estaleiros, tornarias e distribuidores atendidos com consistência em mais de 30 segmentos. O que separa uma operação boa de uma operação escalável é a tecnologia que conecta tudo isso: sistemas que organizam, dados que orientam e processos que rodam sem depender da memória de ninguém. É exatamente esse o próximo passo.

Lacunas identificadas na operação

📥

Triagem manual de 120 cotações por diaDois colaboradores dedicados exclusivamente à qualificação de solicitações via e-mail e WhatsApp. Um trabalho repetitivo que pode ser inteiramente automatizado.

📊

Sem um único indicador de vendasNão há como saber quantos orçamentos foram enviados, qual a taxa de conversão, quanto tempo cada etapa leva ou quais cotações estão esfriando sem follow-up.

⚖️

Distribuição desigual entre vendedoresAs demandas chegam de forma aleatória, sem balanceamento automático. Sem critério de distribuição, o volume pode se concentrar onde não deveria e a capacidade disponível fica invisível para quem coordena.

🔀

Informações espalhadas em ferramentasE-mail, WhatsApp e pastas funcionam de forma isolada. O histórico de um cliente nunca está todo num lugar só, gerando retrabalho e perda de informação.

🔔

Follow-up depende da memória do vendedorNão existe alerta automático para orçamentos sem resposta. Cotações esfriando porque ninguém foi avisado que o prazo de retorno passou.

🖥️

Implantação de pedidos manual no ERPApós o fechamento da venda, os dados são redigitados no sistema de gestão. Um processo repetitivo que consome tempo e abre margem para erros de transcrição.

📦

Pós-venda sem visibilidade de statusApós o pedido fechado, ninguém sabe em qual área ele está parado. PCP, Financeiro, Logística e Qualidade operam em silos, sem um status único visível para o cliente ou para a gestão.

📋

Qualidade gerenciada em planilhasOcorrências, documentos normativos e certificados circulam por e-mail sem versionamento, alçada de aprovação ou rastreabilidade, expondo a empresa em auditorias ISO 9001.

A Plataforma

Construída para o jeito que a Polistamp trabalha.

Não existe nada aqui que foi copiado de outro projeto. Cada módulo foi desenhado a partir do que vimos na operação: como as cotações chegam, como a equipe responde, como os pedidos são implantados e onde o processo perde tempo. O resultado é uma plataforma que a equipe vai reconhecer desde o primeiro dia de uso.

📌 Uma plataforma. Dois módulos. Operação e qualidade no mesmo lugar. Comercial, WhatsApp, IA, pós-venda e SGI ISO 9001 conectados num único ambiente, com os mesmos usuários, permissões e trilha de auditoria.

Módulo Comercial

📊

Painel Executivo ComercialReceita do mês, hit rate, ciclo médio e ticket médio comparados ao período anterior. Funil de valor consolidado e lista de itens que exigem decisão imediata, com link direto ao registro.Comercial

📬

Caixa de Entrada UnificadaE-mails e WhatsApp num único painel com histórico em formato de chat. Dados do cliente visíveis na lateral: classificação ABCD, segmento e últimas compras.Comercial

🎯

Pré-vendas e Qualificação (SDR)Ficha com 4 critérios binários de qualificação. Lead aprovado vira SQL e é transferido ao vendedor com SLA de aceite de 4 horas úteis. Anexo de desenho técnico e amostra incluído.Comercial

📋

Pipeline de Oportunidades + Alçada de DescontoKanban por etapa do funil com sincronização manual ao Protheus. Verificação automática de alçada: até 8% livre, 8–15% Gestor, 15–20% Diretoria, acima de 20% bloqueado.Comercial

👥

Carteiras ABCD + Balanceamento de CargaClassificação automática por receita e recorrência dos últimos 12 meses. Ação sugerida por cliente: upsell, cross-sell ou reativação. Indicador de carga em aberto por vendedor.Comercial

📦

Pós-vendas — Esteira de Pedidos + NPSEsteira com 7 etapas: recebimento, conferência, estrutura, PCP, faturamento, entrega e certificado. Painel de interfaces por área. NPS automático pós-entrega: nota ≤ 6 abre ocorrência de qualidade.Comercial

Inteligência Artificial

🤖

Triagem Automática de CotaçõesAgente de IA que lê cada solicitação, extrai material, quantidade e prazo. Quando faltam dados, dispara template de esclarecimento automaticamente ao cliente e aguarda resposta.IA

⚖️

Roteamento InteligenteCliente novo vai para o vendedor com menor carga em aberto no dia. Cliente de carteira ativa vai direto ao responsável da conta. Regra configurável por gestor.IA

🧠

Agente Técnico de Indicação de MaterialBase de conhecimento com fichas técnicas, normas e compostos. O vendedor descreve a aplicação e o agente indica o material mais adequado. Escopo definido após estabilização da Fase 1.Fase 2

WhatsApp Business

💬

Integração WhatsApp Business APIConexão com provedor oficial (Twilio, Gupshup ou similar). Mensagens recebidas e enviadas diretamente na caixa unificada, com histórico completo e múltiplos atendentes no mesmo número.WhatsApp

📝

Templates HSM de QualificaçãoDisparo automático de templates pré-aprovados pela Meta quando faltam dados na cotação. Resposta do cliente retorna direto na conversa, sem sair da plataforma.WhatsApp

Módulo Qualidade (SGI ISO 9001)

⚠️

Registro de OcorrênciasAnálise de causa raiz com 5 Porquês ou Ishikawa 6M. Plano de ação estruturado em 5W2H com barra de progresso. Verificação de eficácia obrigatória antes do encerramento.Qualidade

📄

Gestão de Documentos com Alçada SequencialControle de versão com histórico completo. Fluxo de aprovação em 4 etapas: Elaborador → Coordenador → Qualidade → Diretor. Ciência de leitura registrada por usuário após publicação.Qualidade

🎲

Gestão de Riscos com HeatmapScore automático Probabilidade × Impacto. Matriz configurável 4×4 ou 5×5. Visão em tabela e em mapa de calor. Plano de ação vinculado a cada risco classificado como alto ou crítico.Qualidade

🏆

Certificados e Licenças com AlertasCadastro com órgão emissor, número e validade. Alertas automáticos em 90, 60 e 30 dias antes do vencimento. Certificado de matéria-prima vinculado a lote e pedido do cliente.Qualidade

📈

KPIs do SGQ e Trilha de AuditoriaPainel com ocorrências abertas, prazo médio de tratamento e eficácia verificada. Trilha imutável em todos os módulos: nenhum perfil, incluindo Diretoria, pode editar ou excluir um registro da trilha.Qualidade

🔐

Perfis de Acesso e RBAC7 perfis distintos com permissões por tela e ação: SDR, Vendedor, Gestor Comercial, Pós-vendas, Qualidade, Diretoria e Auditor Externo. Acesso do auditor restrito a versões vigentes e trilha.Infra

Fase 2 — A definir após estabilização

🤖

Automação do Pedido de VendasApós a estabilização da Fase 1, a equipe avaliará a melhor abordagem técnica para automatizar a implantação de pedidos no Proteus. Escopo e prazo definidos após diagnóstico técnico do sistema.Fase 2

🧠

Agente Técnico de Indicação de MaterialBase de conhecimento com fichas técnicas, normas e compostos para apoiar o vendedor na indicação do material certo para cada aplicação. Escopo definido após a Fase 1 estabilizada.Fase 2

O Fluxo

Como fica o dia a dia da equipe.

Na prática, a mudança é simples: o que hoje passa pela mão de alguém passa a rodar sozinho. E o que hoje depende de memória passa a ter alerta. Veja o fluxo completo.

📬

Cotação chega por e-mail ou WhatsApp

A solicitação cai automaticamente na caixa unificada. O sistema identifica o cliente, registra a origem e coloca em fila para triagem. Nenhuma pasta manual.

🤖

A IA qualifica ou pede as informações que faltam

O agente lê a solicitação e verifica se material, especificações e quantidade estão presentes. Se sim, monta o resumo. Se não, envia o template ao cliente, sem intervenção humana.

⚖️

A cotação qualificada vai para o vendedor certo

O sistema verifica quem tem menor carga em aberto e direciona automaticamente. O vendedor recebe a cotação já pronta para revisar e precificar.

📋

Funil mostra o que está aberto e o que precisa de ação

O painel exibe todas as cotações por etapa. Alertas chegam automaticamente para o vendedor e a coordenação quando o prazo se aproxima.

✓

Fechou. O pedido segue para implantação.

Com a ordem de compra confirmada, o pedido é registrado e encaminhado para o Proteus. A automação completa desta etapa será definida e implementada na Fase 2, após o diagnóstico técnico do sistema.

O Que Está Incluído

Tudo que vai estar pronto no dia da entrega.

Sem surpresas. Sem "isso fica para uma próxima fase". Tudo que está listado aqui é o que a equipe vai ter em mãos no último dia do projeto.

Módulo Comercial

📊

Painel executivo com funil de valor, KPIs e lista de decisões pendentes

📬

Caixa de entrada unificada com histórico em chat e dados do cliente lateral

🎯

Pré-vendas com qualificação em 4 critérios, SQL e SLA de handoff de 4h

📋

Pipeline de oportunidades com Kanban, alçada de desconto e sinc. ao Protheus

👥

Carteiras ABCD com classificação automática e ação sugerida por cliente

📦

Esteira de pós-vendas com 7 etapas, painel de interfaces e NPS automático

📈

Painel de indicadores: hit rate, tempo médio por etapa e controle de alçadas

IA + WhatsApp

🤖

Agente de IA para triagem automática e extração de dados das cotações

⚖️

Roteamento inteligente por perfil de cliente e carga do vendedor

💬

Integração WhatsApp Business API com múltiplos atendentes no mesmo número

📝

Templates HSM automáticos de qualificação via WhatsApp

Módulo Qualidade (SGI)

⚠️

Registro de ocorrências com 5 Porquês, Ishikawa 6M, plano 5W2H e verificação de eficácia

📄

Gestão de documentos com controle de versão e alçada sequencial em 4 etapas

🎲

Gestão de riscos com score automático P×I e heatmap configurável

🏆

Certificados e licenças com alertas automáticos em 90, 60 e 30 dias

📈

KPIs do SGQ e trilha de auditoria imutável em todos os módulos

🔐

7 perfis de acesso com permissões por tela (RBAC)

Geral

📱

Acesso responsivo em qualquer dispositivo: celular, tablet, notebook e desktop

🎓

Treinamento para toda a equipe e 30 dias de acompanhamento pós-lançamento

🔗

Automação da implantação de pedidos no Proteus · Escopo definido na Fase 2

🧠

Agente técnico de indicação de material · Escopo definido na Fase 2

Cronograma

32 semanas. Cada entrega, validada pela equipe.

O projeto não some e volta pronto em oito meses. A cada etapa, a Polistamp recebe uma entrega real para testar, usar e aprovar. Se algo precisa ser ajustado, ajusta antes de avançar.

🗺️

Levantamento e arquitetura Semanas 1 e 2

Mapeamento de todos os fluxos: comercial, qualidade e pós-venda. Definição da arquitetura, banco de dados, perfis de acesso e integrações. Nada avança sem aprovação da Polistamp.

📬

Caixa unificada, IA e WhatsApp Semanas 3 a 9

E-mail e WhatsApp Business unificados numa caixa só. O agente de IA lê cada cotação, qualifica ou pede o que falta, e entrega o resumo pronto para o vendedor. A primeira cotação qualificada automaticamente é a prova de conceito.

📋

Pipeline completo, SDR e pós-vendas Semanas 10 a 18

Painel executivo, pré-vendas com qualificação e SLA, funil de oportunidades com alçada de desconto, carteiras ABCD e esteira de pós-vendas com NPS. Indicadores em tempo real para a coordenação pela primeira vez.

📋

Módulo Qualidade (SGI ISO 9001) Semanas 19 a 28

Ocorrências com causa raiz e plano 5W2H, gestão de documentos com alçada sequencial, riscos com heatmap, certificados com alertas e trilha de auditoria imutável. Ao final desta etapa, a Polistamp tem evidência formal para qualquer auditoria ISO 9001.

🔐

Perfis, integrações e testes finais Semanas 29 a 31

Configuração dos 7 perfis de acesso RBAC, sincronização manual com o Protheus, testes com a equipe em ambiente real e diagnóstico técnico para o planejamento da Fase 2.

✓

Treinamento e lançamento Semana 32

Treinamento de toda a equipe antes do go-live. Os primeiros 30 dias de operação têm acompanhamento próximo, sem custo adicional. O projeto não termina na entrega, termina quando a operação está rodando de verdade.

Retorno sobre o Investimento

O que dois vendedores a mais e uma qualidade certificada fazem pela Polistamp.

Não é sobre tecnologia. É sobre o que acontece quando duas pessoas param de qualificar cotações e começam a fechar vendas. Os números abaixo são conservadores, e já mostram por que esse projeto se paga muito antes do fim do primeiro ano.

Payback estimado do investimento

11 meses

O projeto se paga antes do fim do primeiro ano de uso

R$ 10.320

Custo mensal atual dos 2 colaboradores no pré-venda

Vendedores ativos sem aumentar a folha

R$ 123.840

Retorno bruto anual com a recolocação dos colaboradores

+40%

Capacidade de atendimento sem ampliar equipe

Cálculo baseado em salário de R$ 3.000 por colaborador + encargos CLT de aproximadamente 72% (FGTS, INSS patronal, férias, 13º, vale transporte e refeição), totalizando R$ 5.160 por colaborador e R$ 10.320 por mês para os dois. O retorno não inclui o aumento de receita gerado pelos dois novos vendedores ativos.

👥

Custo zero de expansão comercial2 vendedores sem nova contrataçãoOs dois colaboradores do pré-venda passam a trabalhar em conversão, follow-up e relacionamento. A força comercial dobra sem nenhum custo adicional de pessoal.

⏱️

Horas de trabalho qualificado liberadas~2.400 horas por anoEstimativa baseada nos 120 atendimentos diários gerenciados manualmente. Horas que passam a ser investidas em venda ativa e clientes estratégicos.

📈

Mais cotações convertidasAumento direto do hit rateCom follow-up automatizado, alertas de inatividade e dois novos vendedores ativos, cotações que hoje esfriavam passam a ser trabalhadas até o fechamento.

🎯

Gestão com dados reais pela primeira vezIndicadores em tempo realTaxa de conversão, tempo médio por etapa, cotações em risco. A coordenação passa a tomar decisões com base em números, não em percepções.

Projeção de retorno em 36 meses

Custo total acumulado (projeto + manutenção) Retorno acumulado (R$ 10.320/mês)

Retorno líquido/mês

R$ 8.830

R$ 10.320 − R$ 1.490 manutenção

Ponto de equilíbrio

Mês 11

Com custo de manutenção incluso

Retorno líquido 36m

R$ 222.380

Só com a recolocação dos 2 colaboradores

Projeção conservadora considerando apenas a recolocação dos dois colaboradores do pré-venda, descontado o plano de manutenção Crescimento (R$ 1.490/mês). Não inclui o aumento de receita gerado pelos novos vendedores ativos.

Menos operação. Mais vendas. Mais controle.